Divulgação de Eventos, 08/Feb/2018

Roteiro para plano de marketing do evento

A data ideal para começar o seu plano de marketing é depois que acabar o seu último evento. Por isso, você precisa saber o que pode fazer diferente e colocar a mão na massa!

Fase 1: Pós-evento (Semana 1 até 6)

O período de pós-evento geralmente dura até 6 semanas, portanto você pode aproveitar para recolher feedback dos participantes e, na semana seguinte, recapitular e exibir os melhores momentos sobre seu evento nas redes sociais.

Lembre-se que você sempre pode fazer um resumo do que foi publicado por aí com a # oficial do evento. Por isso é importante ter uma hashtag e saber fazer o bom uso dela.

Na onda do quão bom foi seu último evento, aproveite para conseguir inscritos para sua próxima edição. Esqueça o tradicional “Nos vemos no ano que vem” e mude para um discurso (uma comunicação!) mais imperativo e que conduza seu público a uma ação (a tomar um passo adiante) como “Garanta aqui seu passe para o ano que vem”.

Se seu evento for pago, você pode bonificar os primeiros inscritos com um super desconto. Se for gratuito, você pode pensar em um benefício que faça sentido para seu público.

Se registrou em vídeo momentos do seu evento como a fala de um importante palestrante ou o refrão da melhor música tocada no festival, use tudo como isca para ganhar a atenção daqueles que não foram ao evento.

Fase 2: Construção do Relacionamento com seu público (Semana 7 até 21)

Com o fim da fase pós-evento, a comunicação do seu evento fica mais fraca. As pessoas deixam de falar do seu evento, mas você pode mudar isso!

Uma vez por mês, escreva um texto sobre um assunto relativo ao universo de seus participantes. Descreva uma experiência sua ou exponha seu ponto de vista. Se não tiver um blog, utilize canais como o Medium e até mesmo os espaços de opinião de veículos de imprensa. E não se esqueça de divulgar nas redes sociais o link para o artigo. Fazer artigos e blog posts com seu nome ou o nome de seu evento é uma forma de se firmar como autoridade no assunto.

Seja seu evento uma conferência, workshop ou palestra, não importa o tipo de evento que organiza, você provavelmente tem opiniões e insights sobre assuntos de interesse do seu público-alvo. Então, essa é a hora mais oportuna para você conquistar credibilidade.

O processo de curadoria de conteúdo envolve a segmentação e a filtragem de conteúdo para você enviar ao seu público-alvo, compartilhando nas redes sociais do seu evento. Se estiver sem inspiração ou não gostar de escrever, convide parceiros para escrever nesse espaço do evento! Ou quem sabe publicar uma entrevista com um parceiro, patrocinador ou palestrante, contando que seja um nome respeitado pela comunidade do evento!

Seja transparente ao comunicar seu objetivo nessa fase mais morna do ciclo do evento. Você pode conseguir mais seguidores para suas redes, mais inscritos para suas newsletters ou até conseguir patrocínio com alguma empresa que estava fora de seu radar. Já pensou?

Execute essas ideias em ciclos alternados até o término dessa fase. Seguindo o nosso modelo de plano de marketing para eventos, fica mais fácil entender como fazer!

Fase 3: Planejamento (Semana 22 até 33)

Nessa próxima etapa do seu plano de marketing para divulgação de eventos deve realizar promoções e acelerar a venda de ingressos e inscrições.

Por isso, é o momento de combinar esses conteúdos que contribuem para a construção do relacionamento com o seu público e fazer anúncios importantes sobre o evento em si!

Alguns desses grandes anúncios podem incluir:

  • Save the date (o famoso reserve a data na sua agenda)
  • Informações sobre o local/destino escolhido
  • Palestrante/importante nome confirmado ou qualquer outro grande componente para o sucesso do seu evento

 

Fase 4: Pequenas Informações sobre o Evento (Semana 34 até 37)

Este é um bom momento para falar porque seu evento é imperdível. O que difere do ano anterior e como se destaca da concorrência.

Que tal divulgar uma ótima promoção para a compra antecipada de ingressos e inscrições? Mesmo que você só tenha a data, local e um palestrante ou número confirmado, não tenha medo. Afinal todos nós sabemos o quão difícil é obter com antecedência o compromisso de patrocinadores e palestrantes.

Explicar os temas-chave que o seu evento vai explorar, para que as pessoas comecem a receber conteúdo e o que a experiência promete.

Deixar todo mundo saber quando a venda especial de ingressos e inscrições se encerra e que a página oficial do evento está atualizada com detalhes e o programa (quase) final.

 

Véspera (Semanas 38 até 51)

Você deve estar achando que é cedo para falar de véspera, mas não é!

Organizadores profissionais sabem da importância de se trabalhar com antecedência e ter tempo para prever problemas ou atacá-los logo no início. Qual organizador de eventos não lida com imprevistos?

Nessa fase, talvez você queira falar sobre:

  • Patrocinadores, expositores, artistas e outros apoiadores do evento
  • Vantagens da compra online de ingressos e inscrições
  • Onde ficar e o que fazer enquanto estiver na cidade, caso receba um grande número de visitantes de outros lugares
  • Programação final
  • Entrevista ou artigo do maior nome/palestrante/artista confirmado
  • 10 benefícios da participação
  • Perguntas e dúvidas mais recebidas (assim você se antecipa de forma proativa as dúvidas dos participantes, evitando receber e-mails e ligações dos mais diversos participantes)

 

 Fase de realização (Semana do evento)

Talvez você precise passar diversas informações que não foram passadas nesta fase.

Uma dica é compartilhar os horários mais importantes para que todos saibam sobre o que está acontecendo e onde precisam estar nas horas mais importantes. Isto é extremamente relevante se seu evento tiver palestras, oficinas ou mesas redondas em espaços diferentes.

Aumente as interações online para exibir o entusiasmo dos participantes. Práticas como transmitir os feeds de notícias das mídias sociais em monitores instalados na área do coffee break pode impulsionar o engajamento sobre o seu evento na internet.

Ao seguir em frente com seu plano de marketing e comunicação, você mostra que o evento tem fôlego. Por isso, ter em mente como fazer a melhor divulgação de eventos pode fazer toda a diferença! Fique atento e sempre preste atenção aos detalhes. Gostou? Deixe um comentário!