Organização de Eventos, 08/Feb/2018

Fazendo um checklist indispensável para a organização de eventos

Você está organizando um evento, mas não sabe por onde começar? Criar um checklist é o primeiro passo para definir as próximas etapas que serão realizadas. Na produção de qualquer tipo de evento – corporativo, entretenimento, esportivo – é necessário estar atento a muitos fatores. Local, quantidade de participantes, equipamentos adequados e infraestrutura, são alguns dos detalhes que deverão fazer parte das suas tarefas.

Um evento bem-sucedido gera resultados positivos a curto e longo prazo. Porém, para que isso aconteça é necessário ser cauteloso durante todo o processo. Organização é a palavra-chave! O checklist é o seu maior aliado nesses momentos. Apesar de ser um método simples, ele é fundamental para auxiliar na preparação de todos os tipos de evento.

Porém, como preparar um checklist prático e eficaz para organizar o seu evento? Nesse artigo você encontrará dicas preciosas que não te deixarão em apuros nas próximas ocasiões!

O que é um checklist?

O checklist é uma lista com todos os pormenores que precisam ser verificados para que uma tarefa seja realizada conforme a sua programação. Tudo o que você precisa executar deve ser pensado e listado para que não aconteça problemas que atrapalhem o sucesso do evento.

Para os aficionados em tecnologia, é possível verificar os itens do seu checklist a qualquer hora e lugar. Os smartphones permitem que você tenha acesso a essas informações cada vez mais rápido, facilitando ainda mais o seu trabalho.

 

Guia definitivo para um checklist eficaz

1.Seus textos precisam ser pequenos: O seu checklist deve atender as necessidades de todos os integrantes da equipe de organização. Ele precisa ser de rápido entendimento, pois ao organizar um evento, tempo é dinheiro. Chamadas, títulos e subtítulos são boas opções para ajudar a identificar as tarefas.

2. Faça um checklist setorizado: O seu checklist deve ser desenvolvido de acordo com as etapas do seu evento. Muitas atividades estão ligadas a outras situações que necessitam de execução prévia. Tópicos são uma excelente opção para distribuir as tarefas. Lembre-se de citar o que é preciso fazer em cada etapa do seu checklist.

3. O que é importante vem em primeiro lugar: Dê prioridade as tarefas essenciais para que seu evento aconteça tranquilamente, sem surpresas desagradáveis. Essas atividades devem estar no topo da sua lista para que você não corra o risco de esquecê-las.

 

Informações essenciais em um checklist

Localização: Este é dos elementos principais da sua lista: o local que o evento será realizado. Também é necessário acrescentar o endereço e pontos de referência.

Cronograma: Este item é imprescindível para um evento bem-sucedido. Nele devem constar todas as atividades que serão executadas na ocasião. Respeitar os prazos é fundamental para o bom andamento das atividades.

Controle de presença dos colaboradores e fornecedores: Para que o evento transcorra conforme o esperado, diversas pessoas estão envolvidas neste processo. Por este motivo, é importante controlar a chegada e a saída das equipes.

Equipamentos: Teste todos os equipamentos que serão utilizados antes do início do evento.

Comunicação: A divulgação para imprensa também precisa estar inserida no seu checklist, pois ela exige várias ações. Anúncios, publicações nas redes sociais, entre outras medidas.

Gestão das inscrições e venda de ingressos: Hoje em dia as pessoas estão conectadas na internet praticamente todo o tempo, é cada vez mais comum o uso de celulares para fazer compras, então faça uso da tecnologia para publicar e divulgar o seu evento, receber as inscrições, vender os ingressos e criar uma experiência mais produtiva e envolvente para seus participantes. A Eventuzz (www.eventuzz.com) é uma plataforma completa para você fazer a gestão de todas as etapas do seu evento.

Planejamento: espaço, telefonia, conexão de internet, trânsito, material de papelaria, cópias e xérox, etc.

Divulgação e promoção: desenho, edição e impressão do material, anúncios, pré-programas, calendários, folhetos em geral, viagens, participações em outros eventos, estandes, etc.

Assessorias: advogados, contadores, arquitetos, decoradores, etc.

Credenciais: material individual, credenciais, diplomas, certificados, computadores, etc.

Serviços de Catering: almoços, jantares, coquetéis, atividades sociais, coffee break, etc.

Serviços de áudio e vídeo: computadores, projetores, iluminação, som, tradução, etc.

Cartazes: sinalização do salão, pódio, orientações, etc.

Programa: design, edição e impressão do programa final, versões de bolso, cronogramas complementares, etc.

Brindes e presentes: a convidados especiais, souvenirs a participantes, prêmios, etc.

Ambientação: arranjos florais, telões, painéis, etc.

Pessoal: pré e durante o evento, secretárias, orientadores, assistentes, etc.

Outros serviços: centro de mensagens, revistas e jornais, livings, bares, alojamento, etc.

Esses são apenas alguns itens que devem constar no seu checklist. A sua lista deve ser criada a partir das necessidades do seu evento. Não esqueça de colocar em destaque todas as atividades que necessitam ser realizadas com mais urgência.

 

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